Comment optimiser la gestion administrative des ONG et des associations ?

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Selon les données du Council of Founfations (CoF), la France compte plus de 1,5 million d’associations enregistrées, dont une proportion importante d’organisations à but non lucratif telles que les ONG.

Quel que soit le domaine analysé, le travail des ONG est précieux et indispensable. Ces organisations interviennent dans des domaines souvent négligés par les services publics et fournissent des services et un soutien aux groupes les plus vulnérables de la société. Toutefois, l’efficacité est indispensable.

En d’autres termes, pour que le plus grand nombre possible de personnes puissent bénéficier du travail des organisations non gouvernementales, il est nécessaire d’optimiser les tâches quotidiennes. De la gestion des documents à l’atteinte de publics cibles sur les réseaux sociaux, l’organisation administrative est essentielle.

Dans les paragraphes ci-dessous, nous examinerons les moyens efficaces de remplir ces tâches et d’autres encore, y compris les outils qui devraient faire partie de l’arsenal de chaque ONG. À la fin, vous aurez une meilleure compréhension du travail effectué par ces organisations et de l’importance de chaque élément.

1. Éditer des documents importants pour l’organisation

La survie des organisations non gouvernementales repose sur des documents textuels, qui, aujourd’hui, sont pour la plupart numérisés. Cela signifie que l’acte de modifier des fichiers est essentiel au travail. C’est là qu’interviennent les éditeurs de PDF, tels que la plateforme en ligne Smallpdf.

Qu’il s’agisse de modifier un PDF, de compresser des documents ou simplement d’activer des signatures numériques, l’idée est de mettre à jour des informations officielles sans complications. Outre l’aspect pratique, la sécurité doit également être prise en compte : stocker des versions à jour dans le cloud et veiller à ce que seuls les utilisateurs autorisés puissent modifier les documents, afin d’éviter le travail répété et de garantir l’intégrité de l’information.

La compatibilité des fichiers est essentielle, sachant que l’écrasante majorité des appareils sont capables de lire le format PDF, ce qui évite les problèmes de communication entre les différents secteurs de l’ONG.

2. Suivre les tendances et l’utilisation des réseaux sociaux

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Tout autant que d’avoir un bon message, il faut savoir comment le transmettre au public cible. Dans le cas des ONG, cela passe par leur présence sur les réseaux sociaux. Contrairement aux marques qui font des promotions payantes, les organisations non gouvernementales ne disposent pas d’autant de ressources.

D’où la nécessité d’optimiser la gestion administrative en utilisant judicieusement les réseaux sociaux. Suivre les tendances et les stratégies d’engagement numérique peut être la clé pour atteindre de nouveaux supporteurs et sensibiliser l’opinion publique.
La création d’un contenu pertinent et authentique, tel que des témoignages de bénéficiaires et des rapports de bénévoles, tend à générer un lien émotionnel plus fort.

En outre, l’utilisation d’outils de planification des publications et d’analyse des paramètres aide à maintenir une présence cohérente, permettant à l’équipe de se concentrer sur d’autres activités essentielles sans compromettre la communication. Les idées originales sont le meilleur point de départ !

3. Maintenir un stockage correct des dossiers

Pour terminer la liste des suggestions d’optimisation de la gestion administrative, nous arrivons aux services de stockage en cloud. Il est courant de sauvegarder des documents importants sur des appareils physiques, mais il existe toujours un risque de panne et de perte des données de l’ONG.

La solution ? Conservez ces fichiers dans le cloud ! Outre la sécurité, l’accès à distance est un grand avantage, car il permet à différents membres de l’équipe de consulter et de mettre à jour les informations depuis n’importe quel endroit.

Ceci est particulièrement utile pour les ONG qui opèrent dans plusieurs endroits ou dont les volontaires sont dispersés géographiquement. Des outils tels que Google Drive, Dropbox et OneDrive permettent de contrôler les autorisations, ce qui garantit que chaque employé n’a accès qu’à ce qui est nécessaire, minimisant ainsi le risque de modifications inappropriées et de fuites de données.
Même les plans offrant plus d’espace ne sont pas aussi chers, ce qui rend les services de stockage en cloud parfaits pour les organisations.

4. Investir dans une communication interne efficace

La communication interne est l’un des piliers d’une gestion administrative efficace. Dans une ONG, où de nombreuses activités sont menées par des bénévoles et de petites équipes, les problèmes liés à l’échange d’informations peuvent entraîner un travail répété et une perte de productivité.

Pour éviter ces problèmes, il est essentiel d’adopter des outils de communication organisationnelle tels que Slack, Trello ou Microsoft Teams. Ces applications permettent de créer des canaux spécifiques pour différents projets, ce qui facilite l’alignement des membres de l’équipe.

La définition de règles de communication claires, telles que les heures de réunion et les canaux appropriés pour les différents types de messages, permet d’améliorer le flux de travail et d’éviter la surcharge d’informations. En outre, la tenue de réunions régulières et l’établissement d’un flux de communication clair contribuent à un environnement plus collaboratif et plus efficace, garantissant que tout le monde est aligné sur les objectifs de l’ONG.

5. Planifier et contrôler le budget de l’ONG

La stabilité financière est un défi permanent pour les organisations du secteur tertiaire, qui dépendent souvent des dons et des subventions publiques pour opérer. L’optimisation de la gestion administrative repose aussi sur une planification financière rigoureuse.
L’utilisation de feuilles de calcul intelligentes ou d’un logiciel de gestion financière peut aider à organiser les recettes et les dépenses et à garantir une vision claire des ressources disponibles. De plus, établir des prévisions de budget et suivre en permanence les dépenses permet d’identifier les gaspillages et les possibilités d’économies.

Une autre stratégie importante consiste à diversifier les sources de revenus, telles que les partenariats avec les entreprises, les programmes de bénévolat d’entreprise et les événements de charité. Tenir des registres détaillés permet non seulement de faciliter la reddition de comptes des donateurs aux organismes de réglementation, mais aussi de renforcer la crédibilité de l’ONG, ce qui accroît les chances de collecter plus de fonds à l’avenir.

6. Automatiser les processus administratifs autant que possible

L’équipe d’une ONG doit consacrer son temps à des activités qui contribuent réellement à l’impact social de l’organisation. En ce sens, la réduction de la bureaucratie par l’automatisation des processus administratifs est une excellente stratégie.

Les logiciels de gestion des ONG peuvent vous aider à collecter des dons, à envoyer des reçus automatiquement, à gérer les bénévoles et à contrôler les projets. De cette manière, l’équipe réduit le temps consacré aux tâches opérationnelles et peut se concentrer sur ce qui compte vraiment : apporter des changements positifs dans la société.

L’adage « le temps, c’est de l’argent » s’applique aux domaines d’activité les plus variés et est particulièrement vrai pour les ONG, dont le fonctionnement dépend de la disponibilité de leurs professionnels. En utilisant de bons outils de travail, la qualité des tâches ne fait qu’augmenter !